- Jeff Huangはさまざまな生産性アプリを試した末、過去14年間、1つのテキストファイルを主な業務システムとして使ってきた
- 将来の予定ややるべきことはオンラインカレンダーに集約し、毎晩、翌日の項目をテキストファイルの末尾に移して1日のリストを作る
- その日の間にメモや結果を書き足していくことで、ToDoリストは完了記録へと変わり、現在のファイルには教授生活の中で積み上がった51,690行の記録がある
- 検索しやすい書き方、
#ideaのようなタグ、メールのRed・Orange・Yellowフラグによって、タスク・アイデア・フォローアップをシンプルに管理している
- この方法は朝すぐに仕事を始め、長期の約束を頭の中から切り離すのに役立つ一方で、いくつかの問いや興味深い研究テーマを見逃すこともありうる
1つのテキストファイルに落ち着いた理由
- 大学生活を始めると、すべてを頭の中だけで覚えておくのが難しくなり、何かを追跡し続けることが目の前の作業を妨げるようになった
- さまざまな形式のToDoリスト、タスクトラッカー、生産性アプリを試したが、情報が複数のシステムに分散して負担が増していった
- 過去の会議メモ
- カレンダーの予定
- アイデア一覧
- 研究室ノート
- 最終的に、すべてを1つのテキストファイルに書き始め、この方法が14年間にわたる主要な生産性システムになった
- 責任範囲が広がった後も、同じファイル中心の構成がそのまま拡張され、仕事の中核ツールであり続けている
将来の予定はカレンダーに集約する
- 別に使っている唯一の外部ツールはオンラインカレンダーである
- 固定の時間がない仕事もカレンダーに入れる
- 「ワークショップでコーヒーテーブルを作る」
- 「新しいPhD学生をどう募集するか考える」
- 将来の計画と予定が1か所に集まるので、別々に管理するリストをいくつも作る必要がない
毎晩、翌日のリストを作る
- 寝る前に翌日のカレンダー項目をテキストファイルの末尾に貼り付け、その日のToDoリストを作る
- 朝はそのリストを見るだけで、何をすべきかすぐにわかる
- リストにはさまざまな種類の仕事が一緒に入る
- 決まった予定: 会議、オフィスアワー
- 雑用: 書類への署名、本の返却
- 業務: 論文レビュー、発表準備
- 前夜の時点で翌日の作業量が適切かどうかを判断し、やりたくない仕事は後の日付へカレンダーで移し直す
- 大きすぎる作業は、翌日にやる分とその後の日付にやる分に分ける
- 何年も繰り返すうちに、1日で終えられる量をかなり正確に見積もれるようになった
ToDoリストは完了記録へ変わる
- その日のリストには、進行中に思いついたメモも一緒に書く
- 最初はToDoリストだが、1日が終わる頃には何をしたかを残す記録になる
- すべての日次リストは日付ごとに区切られ、1つのテキストファイルに保存される
- 現在のファイルは今の職に就いた9年前に作られ、研究ノートであり会議録でもある
- ファイルには、教授として行ってきたこと、会った人、話し合った内容、思いついたアイデアが蓄積されている
- 現在、1つのファイルに51,690行の自分で書いた記録がある
検索とタグで足りない機能を補う
- 一貫した文体を使って、後から検索しやすいようにしている
"meet with"を検索すると、3,000件を超える予定された会議を確認できる- タグは後で再確認したい項目を示すために使う
#idea: プロジェクトのアイデアが必要なときに見返す新しいアイデア#annual: 次の年次報告に入れる項目#nextui: 次回のUI科目運営時に追加する項目
- テキストファイルの中で、その日に何をし、何が残っているかをすばやく確認できる
- たいていは完了した作業と今後やる作業の間に空行を置き、作業が終わったらその空行を移動させる
- 残った作業を再びカレンダーへ戻すこともできるが、もともと1日で可能な大きさに分けているのでまれである
- 検索欄で集計的な統計を計算したり、特定のタグが付いた行をすべて一覧表示したりできる
- 慣れているので Ultraedit を使っているが、似た機能はどのテキストエディタにもある
メールは色分けフラグだけで管理する
- メールもワークフローの一部だが、複雑なルールの代わりにシンプルなフラグシステムを使っている
- フラグの意味は3つだけである
- Red: 処理すべきメール
- Orange: いつか処理すべきだが、考える必要がある、または他の人が対応すべきメール
- Yellow: 返信待ちの送信メールで、後でフォロー確認が必要なもの
- メールが届いたとき、都合のよいタイミングでフラグを付ける
- 1日の終わりにOrangeとYellowを手早く見直し、フォローアップが必要か、Redに変えるべきかを確認する
- 受信トレイを空にすることは気にしていない
- 受信トレイを空にすると、メールが来るたびに新しい仕事をしなければならないように感じるからである
1日のルーティン
- 前夜に作成したその日のToDoリストで、今日やることを確認する
- 日中はリストにある予定済みの仕事をこなす
- 予定が空いている時間には、リスト上の流動的な作業とRedフラグのメールを処理する
- 1日の終わりにはOrangeとYellowのメールを手早く確認する
- 翌日のカレンダー項目をテキストファイルのいちばん下にコピーする
この方法の利点と限界
- 朝起きてすぐに、何をすべきかを簡単に確認できる
- 後でやるべきこと、メールのフォロー確認、将来の作業を頭の中で覚えておく必要が減る
- 過去に何があったかを簡単に振り返ることができ、1日に実際どれだけ終えられるかも確認できる
- いつまでも翌日に先送りされる長期実行型のToDoリストがない
- Remote Desktopを使って、すべてのデバイスからアクセスできる
- 長期の約束で負担が大きくなったときは、前夜の時点で今後の作業量を減らす
- メールフラグを思い切って外す
- もうやりたくないカレンダー項目を削除する
- 未来の自分に割り当てる作業量を減らす
- この方法のせいで、ときには一部の問いを見逃したり、興味深い研究課題を追えなかったりすることがある
- その代わり、無理のない業務量を維持するのに役立つ
1件のコメント
Hacker Newsの意見
1985年、最初の職場で TODO.TXT を作り、5.25インチフロッピーに入れて次の会社にも持ち歩き、1997年になってようやく自分のコンピュータへ移した。
そのファイルは39年たった今も使い続けていて、今でもデスクトップ左上のアイコンとして置き、1日に何度も開いている。
今はテーマ別に46個の
.txtファイルを管理しており、Vimでファイル名の上にカーソルを置いてgfで移動し、Ctrl-Oで戻るという使い方なので、HTMLなしの ハイパーテキスト のように使っている。CTRL-Wgfを使ってみたし、.bash_profileにalias todo='vim ~/.todo'も入れてみた。Obsidianを含む複数のToDoアプリも試した。結局、自分の主な流れは
push-context -> start-new-thing -> finish-new-thing -> pop-contextのような コンテキスト切り替え管理 で、単純なToDoリストアプリは合わなかった。この6か月は自作の小さなツールとGUIを使っているが、90年代のTODOファイル以来、時間がたつほどコンテキスト管理がよくなっていく初めてのツールだった。あとはリモート同期を後で追加すればよい。
以前はZimをとてもよく使っていたし、GUIなしのアプローチも何度も掘り下げてみたが、自分の場合、Zimほどしっくりくるものはなかった。
バーンアウトを起こしにくい仕事をするようになり、またゆっくりZimに戻りつつあり、気に入っている。
終わらせたいビデオゲームのリストを書いた紙1枚から始まり、txtファイル、複数のtxtファイル、Evernote、Notionへと広がっていき、最終的に Google Keepのチェックリスト と Obsidian に落ち着いた。
Obsidianには約2,700個のテキストファイルがあり、相互にリンクされていて探索しやすい。
似たシステムを使っているが、毎朝ファイルを複製して名前を変えたあと、前日に終えたことや、もう関係なくなった項目を消している。
数年かけて進化してきたやり方で、最大の利点は 柔軟性 だ。
新しいプロジェクトや転職のような新しい要件が出てきたら、別の書き方でメモしてみて、使い続けるか判断すればよい。
さらにcronスクリプトで30分ごとに gitコミット しているが、とてもよい。
一定間隔で自動
git pushができるので、うまく動いていて便利だ。各行がタスクで、行頭には開始日や依頼日を書いておく。半構造化されているが、メモを打つより時間はかからない。
毎月初めにファイルを複製して新しい月の名前に変え、整理する。
いろいろなアプリや追跡システムを使ってきたが、今はこの方法が一番合っている。どうせ開きっぱなしにしているテキストエディタのタブに常に表示しておけるし、他のファイルと一緒にバックアップされる。
コミットメッセージが有用なのか、ToDoリストでブランチや巻き戻し、履歴確認が必要になる場面はあまり想像できない。
ただ、時系列の統計を取るにはかなり面白いかもしれない。
1日1ファイルを作り、毎日の始めに複製し、定期バックアップを取る。
完了した項目は
+、やらない項目は-で示す。シンプルで非常にうまく機能する。前回のスプリントファイルを新しいスプリント用にコピーし、完了内容を要約してスプリント会議で報告したあと、新しいスプリントの作業も追加して会議で共有する。
公式な追跡は依然としてJIRAチケットで行うが、テキストファイルのほうがずっと柔軟で、すばやく編集したり一覧したりしやすく、チケットにきれいに収まらないことも入れやすい。
Obsidianのデイリーノート で似たように使っていて、翌週の計画用にウィークリーノートも別に置いている。
筆者が前夜に翌日を計画するように、金曜午後に翌週の大きな作業を計画し始めたら、月曜朝に勢いがつくようになった。
Oliver Burkemanの3/3/3メソッドや、オープンリスト／クローズドリストの概念もこうした整理方法によく合い、自分には柔軟性と一貫性のバランスがよかった。
https://help.obsidian.md/Plugins/Daily+notes
https://ckarchive.com/b/e5uph7hx43mn
独自の同期サービスは使わず、通常のフォルダに入れてからSyncthingで全デバイスとバックアップ用デバイスへ複製している。
Obsidian自体も、試したMarkdownエディタの中で一番よい。
Ctrl+Lでリスト項目をチェックボックスにし、もう一度押すとチェック済みに変えるといった細かい部分までよくできている。週間計画も日次計画もしている。
最初はObsidianでも計画しようとしたが合わず、紙に書く遅いペースが気持ちを落ち着かせ、作業と目標を簡潔に書くよう促してくれる。
計画ページの限られたスペースも、達成しようとすることを現実的に絞る助けになる。
また、あまりに カスタマイズ可能 なので負担に感じる。何時間もいじらなくても、見た目がよく標準的なノート機能を果たしてほしい。
それでも使い続けている理由は、単にMarkdownだからだ。他のアプリの独自形式に閉じ込められるのは嫌だ。
寝る前に翌日の予定の全項目をテキストファイルの末尾に貼り付けて、日次のToDoリストにするのが核心的な勝ち筋。
それ以外は重要な補助装置ではあるけれど、前日の夜に1日をセットアップする力はとてつもなく大きい。
自分もその日に計画したことのかなりを、実際の時間としてカレンダーに入れている。たとえば12:30–13:00に、Janeの未返信メッセージ3件を読んで返す、というふうに入れる。
計画を持ってコンピューターを開くのに、Slackメッセージ345件とZoom会議10件のあとになってようやく、その計画をやるか考えることになる。
エンジニアリングマネージャーとして、集中と生産性の流れが本当に恋しいし、ほかのマネージャーはずっと上手くやっているように見えるので、自分が何を間違えているのかわからない。
10年以上、Vimで編集し、Dropbox経由でスマートフォンからも修正できる
.txtファイルを使っていたが、Mac Notesを使ってみると、検索、同期、自動保存が自分にははるかに有用だった。履歴書も10年以上、自作のLaTeXテンプレートでコンパイルしていたが、修正時間が惜しくなってGoogle DocsにArialフォントとシンプルな箇条書きで移したら、生活がずっと楽になり、履歴書もあまり面倒くさそうに見えなくなった。
以前は良いと信じていた最適化の多くは、実際にはミニマルな技術美学への不要な愛着から来ていたものだった。
履歴書で強調点を変えるたびにワープロで組版するのがあまりに難しくなり、LaTeXの履歴書なら同じ形式の履歴書を求める相手に合わせるのも非常に速かった。
履歴書は結局広告なので、広告のようにボックスモデルが必要な要素をページのあちこちに適切に配置できる点も良い。
結果が気になるならここにある: https://www.lelanthran.com/downloads/resume-1page.pdf
dotfilesをすべてアーカイブに移し、標準搭載ソフトウェアを使い始めたら、とても良かった。
半分冗談で半分本気だけれど、テキストを書いたり編集したりするにはVimが必要。
今はiCloudに置いた
todo.txtを使っている。プレーンテキストのノートは、少し構造を持たせるためにMarkdown形式で書くことが多い。
フォルダーとファイルも軽く分け、トピック、日付、カテゴリ別に整理している。
おかげで毎日はきれいな状態で始められつつ、長期の作業は続けられ、すべて個人のGitHubリポジトリに上げてどこからでもアクセスできる。
このシステムが合っている理由は、ほとんどすべてのノートアプリが嫌いで、ファイルの制御権が好きで、実際にはノートを頻繁に使う必要がないから。
頭がごちゃごちゃして、考えやその日・その週の作業をどこかに流し出す必要があるときだけ使い、頭の中で十分に管理できるときは、更新し続けるプレッシャーや通知に悩まされなくて済む。
いつかは仕事の新鮮味がなくなるか、記憶力が落ちる。
私の場合、日常と長期計画で新鮮味が減るにつれて古い記憶が混ざり、信頼しにくいデータになった。同じ作業を何度もするうちに、直近の詳細を思い出すとき、曖昧な事実が混ざり合うようになった。
容量そのものはまだあるが、以前は大容量だったものが今では重複のせいで問題を起こすので、メモしておくのがよい。
todo.txt式の追跡はかなり合っていたが、タスクやメモが腐る問題があったので、別のシステムを作った。todayは基本的に~/Desktop/$YYYY_MM_DD-todo.txtを開き、なければ直近の過去ファイルのコピーから始める。こうすると日付別に検索可能な永続ファイルが得られ、いつでも特定時点に巻き戻せるので、気軽に「タスク破産」も宣言できる。
report、つまりdiff $YESTERDAY $TODAYで追加・削除した内容を見るのも役に立つ。より良い方法はいくらでもあるだろうが、
open ~/Desktop/todo.txtレベルの単純さをopen ~/Desktop/$TODAY.txtで得られることは、自分には非常に価値があった。notesを実行するとデフォルトの$EDITORで今月のYYYY_MM.txtノートを開き、notes hello worldは今月のファイルにhello worldを追加し、$stdout | notesはほかのプログラムの出力を追記する。ターミナルで2秒以内に入力できるので、素早いメモの摩擦がほとんどなく、grepだけでも5〜10年前のファイルから必要なものを十分に見つけられる。
YYYY_MM_DD.txtも試したが、細かく分かれすぎたし、数日分のノートを一目で見たいことが多かった。https://github.com/alabhyajindal/today
1年間、事実上単一の付箋のようにRaycast Floating Notesを使っているが、自分には合っている。
ToDo、会議メモ、アイデア、そのほかすべてを整理せずに入れ、覚えておく必要があれば読み、終わったら消す。
Notion、Obsidian、Reminders、TickTickより自分には合っていた。
生産性ツールには、設定にかかる時間と効果の間に反比例があるように思う。
実際には何も完了していないことに誰も関心がないように見えるが、いつか関心を持つかもしれない。
だから自分が目を通すべきリストはどんどん大きくなり、制御装置はない。
タブとMarkdownをサポートする2.0版が楽しみで、そうなればさらに良くなりそう。
個人的には、Todoist が自分の仕事の追跡方法を大きく変えた
テキストファイルのように各行／タスクを個別に追跡でき、今日のタスクとして追加すると、終わらなかったものは明日に繰り越される
テキストファイルと比べた強みは繰り返しタスクで、他の製品が不規則なスケジュール構造に苦戦する一方、Todoist はたとえば「毎月第1月曜日」のような表現をすぐ理解してくれた
今でもデイリーノートや他の記録も使っているが、適切な周期で繰り返しタスクを処理できるようにしてくれた生産性ツールの中で、実際に効果があると感じたほぼ唯一のツールだ
有料機能はほとんど使っていないが、感謝の意味で支払っており、基本アプリだけでも十分に素晴らしいと思う
https://todoist.com/features
開発や研究のような各プロジェクトごとに Todoist のプロジェクトを作り、ボード表示を使っている
各プロジェクトには、Web スクレイパー作成、データベース設定、バックアップ設定、フロントエンド設定のような小さなサブプロジェクトができ、ボードの各列をそのサブプロジェクトにして、その下にタスクを入れている
本当に良いソフトウェアなので何年も使ってきて、今は課金している
プロジェクトを作り、論文の全セクションをタスクとして展開しておいて、毎晩1セクションずつ書いて完了マークを付けていた
特に複雑な使い方はしていないが、インターフェースが洗練されていて、達成感が得られるのが良かった
卒業後は使わなくなり、就職してから他のアプリを探し始めた
ノートには Obsidian を使っているが、何かを覚えておいて再実行する必要があるときは、今は Todoist を使っている
後で意図的に見返したい考えや、6か月ごとにある概念を振り返るといった思考パターンも入れておけば、必ずまた目にすることになる
これを Obsidian で全部やってみようかとも思ったが、可能だとしてもそれだけの価値はないという助言が多く、Todoist のシンプルなモバイルのタスク追加画面が大きな利点だ
ただ、特定の時刻に必ず注意を引くべき通知は、携帯電話のアラームほど強くないのが残念
Obsidian のデイリーノートを使いながら、未処理の項目は dataview API で1ページに集約して見ている
少なくとも2012年から http://todotxt.org/ のテキストファイル形式も使ってきており、最近は crontab に似たリストを受け取り、毎日または曜日別のタスクを事前に生成するプログラムも書いた
gov.uk の祝日一覧も取得して一緒に埋め込んでいる
https://github.com/blacksmithgu/obsidian-dataview
https://github.com/alister/alister-tools/blob/main/.todo.cro...