- 14年間維持されてきた単一のテキストファイルベースの生産性システムで、予定・ToDo・会議記録をすべて1か所で管理する方式
- 毎晩、翌日のカレンダー予定をテキストファイルの末尾に追加して、その日のToDoリストを作り、完了後は記録として残す
- ファイルは51,690行以上に成長し、研究ノート・議事録・実績記録など、業務全般の履歴として活用されている
- **タグ（#idea, #annual など）**と検索機能によって、アイデア、年次報告項目、講義改善事項などを簡単に参照できる
- 複雑なアプリではなく、シンプルなテキストファイルで作業のコントロール性と持続可能性を確保した事例
大学時代から始まったシンプル化された生産性システム
- さまざまなToDoアプリやトラッカーを試したものの、予定・ノート・アイデアが複数のシステムに散らばって非効率だった
- 最終的に1つのテキストファイルであらゆる業務を管理し始め、14年間使い続けている
- この方法は業務量が増えても拡張可能で、現在では中核となる生産性ツールになっている
カレンダーと連動した日次リスト作成
- 唯一の外部ツールはオンラインカレンダーで、時間固定の有無にかかわらず、すべての予定をカレンダーに登録する
- 毎晩、翌日の予定とToDoをテキストファイルの末尾に追加して、その日の計画を明確にする
- 予定には会議、用事、研究業務などが含まれ、作業が多すぎる場合は別の日に移すか、小さく分割する
- この過程を通じて、1日に処理可能な業務量を正確に予測できるようになった
記録としての機能
- その日のToDoリストはそのまま業務遂行の記録へと変わり、いつ何をしたかを追跡できる
- 現在のファイルは9年前に職場で働き始めた時点から続いており、51,690行の記録を含んでいる
- 教員としてのあらゆる活動、会議内容、アイデアなどが1つのファイルに蓄積されている
- 例では、1日の会議、学生相談、論文レビュー、研究アイデアなどが詳細に記録されている
検索とタグによる拡張性
- 一定の記述ルールと短縮表現を使って検索効率を高めている
- 例:
meet with で検索すると3,000回以上の会議記録を確認できる
- #idea, #annual, #nextui などのタグで、アイデア・年次報告・講義改善項目を分類する
- テキストファイルは柔軟性とアクセス性が高く、1日の進捗状況をすぐに把握できる
- Ultraedit エディタを使用しているが、他のエディタでも同じことができる
メール管理と日常ルーティン
- メールはRed/Orange/Yellow フラグで区別する
- Red: 即時対応が必要、Orange: 後で対応、Yellow: 返信待ち
- 1日の終わりに Orange・Yellow のメールを見直し、フォローアップが必要かどうかを判断する
- インボックスを空にすることよりも、重要度ベースの管理に集中している
- 日常ルーティンは次の順序で構成される
- 前日に作成したToDoリストを確認
- 予定をこなし、予約のない時間に追加作業を処理
- メールのフラグを確認
- 翌日の予定をコピーして追加
システムの利点と限界
- 朝すぐにやるべきことを把握できる
- 頭の中で予定やフォローアップ作業を覚えておく必要がない
- 過去の記録を簡単に参照して1日の生産性を測定できる
- 先送りされ続けるToDoリストが存在しない
- Remote Desktop を通じてすべてのデバイスからアクセスできる
- 業務負荷が高すぎるときは、メールのフラグを外したり、カレンダー項目を削除したりして作業量を調整できる
- 一部の質問や研究機会を逃す可能性はあるが、持続可能なワークロードの維持には効果的である
結論
- シンプルなテキストファイルベースのシステムが複雑な生産性アプリを代替し、長期的な効率性を証明している
- 著者は、この方法を試した人たちからのフィードバックやアイデア共有を望んでいる
2件のコメント
私も最近このやり方に気づいて使っていたので、同じような人に会えてうれしいです（笑）
いろいろな生産性アプリを使ってみたり作ってみたりもしましたが、テキストファイルで管理するのが一番楽でした。
特に IDE でテキストファイルを編集すると、一番慣れているショートカットを使えるのでさらに便利です
Hacker News の意見
最近、有用な技術の進歩は10〜20年ほど前に止まってしまったように感じる
2000年以前の技術だけを使っても、サブスク料金なしで安定したスタックを維持できていた
今日読んだ “An SVG is all you need” の記事のように、昔の SVG や RSS のようなシンプルな技術はいまでも素晴らしいと感じる
textfiles、makefiles、perl、php、rss、irc、vim/emacs などは、今の「より良い」とされるツールより実際には優れていたと思う
だから気になる — この5年で登場した技術の中に、20年前より本当に優れているものがあるのか
以前は Google が私の救世主だったが、今では人類の知識を圧縮した魔法の鏡のように、質問を投げると新しい組み合わせの答えを見せてくれる
もちろん完璧ではないしハルシネーションもあるが、それでも非常に役に立つ
ただし初心者が盲目的に従うと、誤った方向に導かれる可能性がある
それでも、この5年で最大の技術はこの「魔法の鏡」だと思う
それでも私の中核ツールセットは2000年代半ば以降ほとんど変わっていない
今でも Emacs を使い、gMake でクラウドパイプラインを書いている
昔は直感的な UX のおかげで技術は使いやすかったが、今では大企業の組織的非効率と市場独占によって品質が落ちたと感じる
読む、編集する、バージョン管理する、音声変換する、印刷する、といったすべてが効率的で省スペースだ
notepad.exe では、1行目に
.LOGを入れておくと、ファイルを開くたびにタイムスタンプが自動で追加されるF5 キーでもすぐに時刻を挿入できる。何年もこの機能だけで十分満足している
閉じるときに保存を促す煩わしい通知もなく、最近ではタブ機能まで追加された
macOS や Linux にはこれほどのものはない
私は昔から OS にネイティブにとどまる哲学に従っている
できるだけオープンフォーマットと相互運用可能なツールを使っている
コンテンツをデータ中心で扱い、必要なときに簡単に離れられる構造を好む
参考になる資料としては Steph Ango の記事、Plain Text Organizer、Plain Text Life テンプレート、Plain Text Project などがある
2000年代初頭には大量の todo.txt ファイルを使っていたが、2005年から OneNote に移って、今まで20年間同じノートを使っている
私の人生のほとんどすべての考えやアイデアがその中にあり、完全に同期されている
シンプルで信頼できるので、私の人生で最も重要なアプリのひとつだ
短いメモは Keep に、構造化されたノートは GDocs に保存している
一部の文書は小さな本レベルまで大きくなっていて、Google Takeout で定期的にバックアップもしている
昔は私の生産性アプリは未保存の Sublime Text 文書だった
私は Emacs + org mode で似たようなワークフローを使っている
会社ごとに新しいファイルを作り、日々の記録や TODO、シェルスニペットを追加している
2017年から続いているファイルがあり、LLM に入れれば要約や意味ベースの検索もできる
1年ほど前に似たブログ記事を読んで感銘を受け、個人用生産性アプリを自分で開発し始めた
まもなく公開する予定で、notepad 方式に似ているが、もう少し強化されたバージョンになるだろう
私はコードやデータファイルが混ざったノートを扱うので、
todayというシェル関数を作って日付ごとのディレクトリを自動生成しているemacs $(today)/tasks.orgでその日の作業ファイルをすぐ開けて、CLI ツールで簡単に管理できるwget -P $(today)のように日単位でデータを整理できるので、とても便利だメモをほとんど読み返さないことに気づき、今では1つのノートに新しい内容を一番上に追加している
書くという行為そのものが思考の過程だ
単なるメモだけでなく、下書き、報告書、さらにはコードを書くときにも活用している
だから私は手書きを好む。参照する価値があるものは、あとで書き起こしたりブックマークしたりする
私は Google スプレッドシート で実験室の業務と勤務時間を記録している
スマホのホーム画面にショートカットアイコンを置いて、いつでも入力できるようにしている
自動計算タブで総勤務時間を集計し、太字で表示された項目は未処理の業務だ
レポートを書くとき、すべての記録が時系列で整理されているので大いに役立つ
人生で最も整理整頓の面で大きな変化をもたらしたツールだ
私も運動記録用にこうして使っている