会議室予約を利用した悪意ある遵守
(clientserver.dev)- 2011年にLarry PageがGoogleのCEOに就任した後、会議文化を改めようとしたが、Google Calendarのデフォルト設定を文字どおりに守ったチームが会議室運用の抜け穴を露呈させた
- 急成長したGoogleは従業員30,000人規模の組織となり、Pageはプロジェクトを絞って「more wood behind fewer arrows」に集中しようとした
- 会議改革案は、意思決定者の指定、参加者を10人に制限、1時間の会議を50分に短縮して休憩時間を確保するというものだった
- Calendarチームは会議のデフォルト時間を25分・50分に変更したが、実際の会議は次の利用者がドアをノックするまで続くことが多かった
- NYCオフィスのあるチームは毎時最後の10分の空き枠をスタンドアップ用に予約し、既存の会議を押し出したことで、方針と実際の行動の隔たりがそのまま露わになった
Larry Pageの会議改革とCalendarのデフォルト設定
- 2011年、Larry PageはEric Schmidtに代わってGoogleのCEOに就任し、当時のGoogleは従業員30,000人規模へと急速に拡大していた
- 組織が大きくなるにつれ、プロジェクトはより野心的で長期化し、失敗の影響もより大きく感じられる状況だった
- Pageの初期施策のひとつは、戦術的・戦略的に合わないプロジェクトを打ち切り、より少ない仕事に集中することだった
- この方針は「more wood behind fewer arrows」という言葉で要約される
- 例として、Google Buzzを終了し、Google+に注力しようとした
- 続いてPageは全社メールで会議の進め方を変えようとした
- すべての会議には意思決定者が必要
- 参加者は10人以下に制限すべき
- 会議に入った人は意見を述べるべきで、そうでなければ参加する必要はない
- 1時間の会議は、トイレに行ったり少し休んだりできるよう、50分だけ行うべき
- その後、一部の表現は「意思決定中心の会議」の性質に近いものへと和らげられたが、すべての会議が意思決定のために開かれるわけではないという違和感は残っていた
- Q&Aで、誰かがGoogle Calendarのデフォルト会議時間を30分・60分ではなく25分・50分に変更すべきか尋ね、Pageは「yes」と答えた
- Calendarチームはこの変更を実装したが、現実には2:50に終わるはずの会議がなかなか終わらず、次の会議の参加者がドアをノックするまで続くことがあった
最後の10分枠を予約したNYCチーム
- NYCオフィスのあるチームは、自分たちのスタンドアップが約10分で終わることに気づいた
- 50分会議がデフォルトになると、会議室カレンダーには毎時最後の10分が空くことが生まれた
- このチームは30分単位の会議と競合せず、会議室カレンダーに残った10分の空き枠へスタンドアップを予約し始めた
- 実際に、2:50にある人が会議室のドアをノックして「会議室を予約しています」と言った
- 中にいた人は「いや、今は2:50だ」と答えた
- ドアの外の人は会議室カレンダーをもう一度見るよう促し、既存の会議は50分で予約されており、自分たちは最後の10分をスタンドアップとして予約したのだと説明した
- 結局、中にいた人たちは会議室を出た
- このやり方は、Calendarに表示された予約を文字どおりに守る悪意ある遵守であり、「デフォルトにすぎないが実際には1時間使うつもりだった」という期待と、「現在の予約者は自分たちだ」というカレンダー上の事実が衝突した
- このチームは同じ行動を2回行ったが、どのチームだったのか、また動機は確認されていない
2件のコメント
悪意あるコンプライアンスとは？ とても見事な戦略です
Hacker News のコメント
U of M では、授業が告知された時刻より公式に10分遅く始まるようにして、この問題を解決していた
たとえば 10〜11時の授業は実際には 10:10〜11時に行われ、10:10 前に来る人はいなかった
技術的には同じことだが、正時にはかなり強いアンカリング効果があり、10:51 に会議室に残っているより、11:01 に残っているほうがずっと遅く感じられる
記憶では、10:00 のように正確な時刻を書く場合は、本当にその時刻ぴったりに始まるという意味だった
人々が正確な時刻を簡単に知ることができなかった時代に、正時の鐘の音を聞いてから学生が講義室まで歩いて行く時間を与えていたことに由来すると聞いた
宿題は必ずホチキス留めして提出させ、課題にはマイナス点も付けていた
証明の段階で「X をどうするのかわからない」と書けば 0 点だが、間違ったことを書くとその部分は減点だった
それでも良い教授で、授業も楽しかった
私が学んでいたころにはすでにほとんど廃止されていて、開始時刻が「sine tempore」と明記されることもたまにあった
社内カレンダーツールがデフォルトで、会議を正時/30分より5分遅く開始し、正時/30分に終わるよう設定する形で、必要なら変更できる
会議場所へ瞬間移動できるわけではないので当然のことで、そういう会社で働くなら 100% ありがたい方針だ。一日中会議が続くシニア層には、トイレに行く時間もできる
会社がまだこうしていないなら参考にできるし、シニアなら導入を後押しするとよい。多くのカレンダーツールにはデフォルトの会議バッファオプションがあり、オンにするだけでよい
これは「悪意ある遵守」というより、厳密な執行に近い
本当の悪意ある遵守なら、同じチームが同じ部屋に 50分の会議と 10分の会議を連続で予約していただろう
むしろ会社は会議室の収容能力を最適化してコストを節約し、CEO が望んだ休憩時間も強制された
50分で出ろと言われたことに反発したチームだけが「悪意ある」存在で、彼らは遵守すらしていなかった
いちばん間違っていたのは Page に見える。見た目には格好よく進歩的な決定をしたが、部下が上から降ってきた愚かな介入に反対したり、悪い方針を無視したりできないという点で問題があった
二番目に間違っていたのは、この話の当事者たち、つまり会議が50分を過ぎたあと、予約されていない時間に部屋を使い続けた人たちだ
自然なことではある。実際いつも起きるし、2時間予約していても同じだっただろう。だが要点は、彼らが予約された部屋にいて、その予約は彼らのものではなかったという点だ
予約されていない枠を使うのは、単に会議を予約する行為だ
私のスカウトマスターにはこういう持論があった。人によって「9:30」の意味は違い、ある人には 9:25、別の人には 9:45 だが、9:32 は一つしかないというもの
だから今日は 6:07 に集まる、という具合に変な時刻を使っていた
Bicknell Road と Pollard Road の間にある Quito Road の曲がった区間の制限速度は 25 mph だが、より急なカーブには運転者の注意を引いて減速させるため、17、19、21、22 mph のような数字の推奨速度標識を置いている
キャンプ旅行の到着予定時刻はいつも 9:59am のような形で、そうすると人々は9時台のどこか、遅くても 10:10 ごろには来ていた
到着予定時刻が 10:00 だと、人々は10時台と解釈して 10:45 に現れた
自分がその部屋にいたら、むしろほっとしたと思う
大企業の会議は、ドアをノックされるような強制終了要因がないと、だらだら長引くことが多かった
書かなければならないコードがあったのに、マーケティングと営業の人たちが、売る製品もないのに大して意味のない話を延々と続けたせいで、週の半分を数時間単位の会議に閉じ込められていた
ある日、昼食後に同僚たちと戻る途中で時計店の前を通りかかり、中に入ってそれほど高くない鳩時計を買い、唯一の大きな会議室の壁に掛けた
15分ごとにブーンと音を立て、正時の直前にはカチカチ鳴ってから、必要な回数だけ CUCKOO, CUCKOO と鳴いた。マーケティングと営業の人たちは本当に嫌がったが、会議は短くなり、数も減った
CEOはその時計をとても気に入り、私がゼンマイを巻き忘れると、CEOや管理者が代わりに巻いてくれた
だから自分が会議を進行するときは、いつも45分の時間制限を設けていた。みんながありがたがっていたのか嫌がっていたのかは分からないが、自分には効果があった
今は100%リモート勤務なので、自分に関係ない会議の部分は意識の中で無視し、その時間にHNのコメントを書く柔軟性ができた
短すぎた会議より、必要以上に長かった1時間会議のほうをはるかに多く経験してきた
会議の多い組織で、時間いっぱい、あるいはそれ以上に引き延ばす人が会議を仕切ると、本当にいらいらする
その数分は、次の会議へ走るのか、さらに遅れるのか、それともトイレ／水／軽食の時間を確保するのかを選ばされる負担に見合うほど価値ある結果を生むことはほとんどない
アジェンダが終われば、会議も終わりである
どうせここに閉じ込められているなら、トイレにも行くし、コーヒーももう一杯取ってくる、という感じだ
たいていその頃には、息苦しい部屋と長い会議のせいで、人々は同じことを繰り返している
立ち上がってドアを開け、体を動かす間に一、二組が横で会話を始めると、たいてい残りの会議もすぐにまとまる
「50分の会議が必ず1時間に伸びる」問題の解決策は、9:10amのように開始して、10amにきれいな心理的終了点を置くことだ
9時に設定しておけば、当然誰も9:50amには止めない
「当然誰も9:50amには止めない」と言ったが、私はまさにそうする
記事が正しく指摘しているように、会議は壁時計とは関係なく、次の人たちが来て追い出すまで続く。オフィスビルの普遍法則だ
9:00に設定された会議が、実際には9:10になってようやく始まるのを何度か経験した
9:10に設定していたら、おそらく9:20になってようやく始まったと思う
ただし2018年にその慣行を終えたようだ
https://record.umich.edu/articles/university-updating-start-...
隣接するチームが30分の境目にドアをノックしてくるので、簡単に強制される。彼らを責めたり、いらだったりすることもできない
この件ではLarry側に賛成だ
誰かが会議を進行しなければならず、決められた時間内に期待される成果、たとえば意思決定が出なければならない
45分経っても答えに近づいていないなら、調査すべきことを割り当てて再度集まるのが正しいのではないかと思う
この文脈での悪意ある遵守は、会議が終わり、全員がトイレに行ける環境を作るので良いことだ
たとえば授業、ブリーフィング、典型的な全社会議、スタンドアップ、ランチセミナーがある
全員が「ブロッカーなし、依頼なし」と報告して45秒で終わるスタンドアップを経験したことがないなら、そのスタンドアップは人が多すぎるか、組織に過度なプレッシャーがかかっているのだ
必ずしも具体的な意思決定である必要はないが、目に見える成果は必要だ。「学生たちが技術Xを学んだ」は目に見える成果である
出席者10人のうち2人が30分話し、何も記録しないのはそうではない
不思議なことに、録画や文書化を嫌がるケースをより多く見るが、まったく良い流れではないと思う
ある会議は、全員が同じ理解を持てるようにテーマを議論する場にすぎない
明示されたポリシーが「ただの紙」扱いされて無視されるのが嫌いなので、こういう人たちは私のヒーローだ
一時的なものや移行期なら理解できる。そういうこともある
だがルールが長く存在しているのに、無視することが事実上の標準になっているなら、ルールを変えるか、守り始めるべきだ
人々がでたらめに慣れると、すべてがでたらめになる
そうしたルールをなくさない理由は、誰かの感情を害するかもしれないからだ。だが私たちの感情も常に害されているので、結局は誰の感情を気にするのかという問題だ
90年代後半に私が働いていたところには、会議を設定されるとむしろほっとする管理者がいた
彼女は会議を50分で設定し、何があってもきっかり50分で終えてから立ち上がり、部屋を出て行った
一度、さらに上位の役員が長広舌をふるっている最中だったにもかかわらず、時間が終わったと丁寧だがきっぱり伝え、いつも会議に持ってきていたフォリオを閉じて部屋を出て行くのを見た
「会議にいる全員は意見を出すべきで、そうでなければ会議にいるべきではない」というルールは、私が勤めたことのあるいくつかの会社では、システムを直し、リファクタリングし、保守するための最後の余裕時間を奪ってしまっていただろう。
実際、リファクタリングをするために、毎月開かれる2時間の50人超の定例会議に自分を追加してほしいとマネージャーに頼んだこともある。
これも一種の悪意ある遵守かもしれない。
必要かもしれないという理由で誰でも招待するのは、私が働いたり協業したりしたほとんどの大企業で本当に問題だった。
他の人に時間を奪われないようにするために、会議という口実が必要なら、転職を考える時だ。それは本当に深刻な機能不全の状態だ。
オフィスが違ったからかもしれないが、25分・50分会議 はかなり一般的で、誰かが部屋を予約していれば100%尊重されていた。
几帳面さのようなものではなく、会議カレンダー上の予定を守る基本的な礼儀だと見なされていた。