会議室予約を利用した悪意ある形式的順守
(clientserver.dev)- Larry Page がCEOに就任した後、Googleは成長痛と業務効率の低下を経験した
- 彼は 不要なプロジェクトの廃止 とあわせて、会議文化を改善するための新たな指針を導入した
- 代表的なものとして 会議時間を50分に制限 するなどの方針が生まれたが、現実にはあまり守られなかった
- そこであるチームが 残り10分という短い時間 を公式に会議室予約して実際に活用した
- 規定どおりに行動したこのチームの 振る舞いが組織文化と方針のアイロニー を浮き彫りにした逸話である
Googleの成長と変化
- 2011年、Larry PageがEric Schmidtに代わってGoogleのCEOに就任した
- この時期のGoogleは従業員3万人規模へと 急成長 し、プロジェクトは大きくなり、失敗確率も高まっていた
- 以前はYahoo!が遅い意思決定構造のためGoogleで嘲笑の対象になっていたが、Googleもまた意思決定が 次第に遅くなる問題 を抱えるようになった
Larry Pageの改革措置
-
Larry Pageは 効率改善 のため、非戦略的・非戦術的なプロジェクトを大幅に廃止した
- 「より少ない矢でより多くの木を」—能力集中の原則を強調した
- 例: Google Buzzを整理し、Google+に集中
-
会議文化の改革案 を発表
- すべての会議には「意思決定者」が必要
- 参加者は10人以内に制限
- 全員が参加しないのであれば会議への出席は不要
- 1時間会議は50分に短縮し、休憩時間を確保
- この方針は次第に「意思決定中心の会議」にのみ適用する方向へと緩和された
会議時間方針の現実
- Google Calendar のデフォルト会議時間も25分/50分に調整された
- しかし実際の現場では会議が時間どおりに終わらず、次の会議の参加者がドアをノックするほど会議が続いた
- 2:50になっても部屋を空けず、次の予約チームと摩擦が生じた
10分間の会議室予約事件
-
NYCオフィスのあるチームが 会議室の最後の10分間 に自分たちのスタンドアップミーティングを予約した
- 50分会議方針のおかげで、残り10分の空き時間が頻繁に発生していた
- この短い隙間を利用して効率的に会議を運営した
-
実際の事例
- 2:50に誰かがドアをノックして「自分たちの予約時間だ」と知らせる
- 既存の利用者は「まだ2:50だから自分の時間だ」と主張
- 「この10分が自分たちの予約だ」と証明して部屋を確保
- 不満げに退室する光景が生まれる
- 「方針が本当に強行されるとこうした困った状況が生まれる」ことが目撃された
結論と所感
- 方針の意図は良かったが、実際の業務環境では非現実的 な結果を招いた
- 短時間予約を 実際に行使したチーム の正体や動機は謎のまま残った
- こうした逸話は 大企業における実行力、方針、文化のギャップ を示す例である
2件のコメント
悪意あるコンプライアンスとは？ とても見事な戦略です
Hacker Newsのコメント
会議は2:50に終わるはずだったが、実際にはそうならなかった。ミシガン大学ではこの問題を、授業の開始時刻を公式に案内した時刻より10分遅らせることで解決していた。つまり、10-11時と表示された授業は実際には10:10-11:00に行われる。人々は10:10に到着するようになり、これはかなり大きなアンカー効果を生んだ。時間どおりに終わらないときに感じる違いは大きい
フィンランドの大学などヨーロッパの多くの大学でも、「academic quarter」（学術的15分）という伝統があった。10時開始と言っても、実際には10:15開始という意味だった。正確に10:00と表記されていれば、その時刻にきっちり始まる。これは昔、時計がなかった時代に鐘の音を聞いて学生が移動できるようにした慣習に由来する
ミシガン州立大学の数学教授 Wade Ramey は、授業が始まると教室のドアに鍵をかけ、遅刻すると入室できなかった。宿題は必ずホチキスで留めて提出しなければならず、間違った部分は減点ではなくマイナス点になることもあった。そういう厳しさにもかかわらず、その教授の授業は楽しく受けていた
上で言っている慣習が「academic quarter」だ。普通は15分
ドイツなどでも、「c.t.」（cum tempore、時間込み）として15分遅れて始める大学の伝統があった。自分にとってはすでに消えた慣習だったが、「s.t.」（sine tempore、定刻）と明記された時間には正確に始まっていた
最近のビッグテック企業でも、会議は常にちょうどの時刻や30分ちょうどから5分遅れて始め、必ずちょうどか30分で終えるためのバッファ時間がデフォルト設定になっている。こうすると会議室間の移動時間や生理的な必要を満たせる。もし会社でまだ導入されていないなら、スケジュール管理ツールに標準搭載されているバッファのオプションを有効にするだけでよい
St Andrews University には、授業が常に5分遅れて始まり5分早く終わる「Academic hour」という概念がある。たとえば10時〜11時の授業なら、実際には10:05〜10:55だ。これは講義間の移動時間を与え、準備時間を標準化するためだ
UC Berkeley にもこうした慣習があった。新入生のとき、誰もそんなことを教えてくれなかったので、授業初日にみんな早く来ていて、教授が「どうしてみんなここにいるんだ、10分後に始まるのを知らないのか」と言っていて驚いた
Larry Page もこの方式から発想を得たのだと思う。UMich では2018年にいわゆる「Michigan time」を公式に廃止したが、自分はこの仕組みが好きだった
うちのチームでもパンデミックの時期に、すべての会議の最初の5分を生理的休憩に充てることにした。実質的には会議は :05 か :07 に始まり、前の会議がそこまで長引いても、誰かが早く出ろと言っても気まずくならない
その限定的な開始時刻の慣習は2017年ごろから消えていった
私は何年も自分の会議予定を5分遅らせて始めるよう調整してきたが、Google Calendar にはこれが組み込まれておらず、毎回手動で調整するのが不便だ
これはあまりにも очевидныйな解決策だ
私が通った学校や会社では、会議や授業がだいたいで始まると、主要メンバーが遅れて来て、結局最初の5〜10分が無駄になる。リーダーたちは「今入ってきた人のために」と最初の内容を繰り返したり要約したりするので時間の無駄だ。私はいつも時間どおりに来るよう努力していたのに、遅れてくる人のために時間を繰り返すのはとても不快だった。25年前、私は遅刻して重要なボランティアの役目を一度外されたことがある。それ以来、絶対に遅れない習慣がついた。公共交通機関を使うときでさえ30分以上の余裕を取り、いつもかなり早く到着する
これは「Malicious compliance」ではなく「pedantic enforcement」（杓子定規な運用）だと思う。本当の「malicious compliance」なら、50分の会議の直後に同じ部屋に10分の会議を入れていただろう
これはクリックベイトな言葉だ。むしろ会社は会議室の最適化でお金を節約できたし、CEO の休憩時間ポリシーも実行された。真の悪意ある当事者は、最後まで50分ルールを守らず時間を超過させようとしたチームだ
これは杓子定規ですらない。そのグループは会社で唯一まともに見える。真の問題は Page だった。上から降りてきた変な方針に下の立場の人間はあからさまに反対できない。次に悪いのは、会議室を専有して50分を超えて使う人たちだ。こういうのは自然に起こるので理解はできるが、いずれにせよ他グループの予約が入っている部屋を自分のもののように使うのが問題だ
本当の結論は、50分の会議と10分の会議を別々に取ることだと思う。予約されていない部屋をそのまま使うのは「malicious compliance」ではない
あるスカウト指導者の理論によると、人はそれぞれ「9:30」が何を意味するかを違って受け取る。ある人にとっては9:25、別の人には9:45だ。しかし「9:32」なら、誰にとっても明確に一つの時刻を指す。だからその指導者は「今日は6:07集合」といった変な時刻をよく指定していた
自分が会議室にいたら、むしろ安心したと思う。大企業の会議は強制的なきっかけがないと終わらないので、誰かがノックしてくれるのは助かる
スタートアップでマーケティングや営業の会議が長すぎたので、自分で時計店に行ってカッコウ時計を買い、会議室に設置した。15分ごとに鳴るので会議が短くなり、会議の数も減った。CEO とオフィス管理担当者もその時計をとても気に入っていた
かなり前から、45分を超える会議では集中力が落ちると感じていた。だから自分が主催する会議は常に45分に制限している。今は100%リモートなので、不要な部分は無視して HN にコメントする時間に使っている
記事では会議室への侵入者たちが悪役のように描かれているが、私はあちらの味方だ。本当に長い会議が必要だった場合より、無意味に長かった場合のほうがずっと多かった。会議の多い組織では、終了時刻まで引っ張ったり超過したりするのが繰り返されると問題だ。次の会議に遅れるか、生理的休憩を諦めることになる
会議のアジェンダを明確にし、ルールを厳格に守ればよい。全部終わったらすぐ終了だ
90分のスタンドアップ会議も経験した。そういうとき、10分で終わらせようと言う人たちは本当に英雄だ
ある会社では、70〜80分たつと一部の社員が思い切って会議室を出て休憩時間を作っていた。たいていそのくらいになると、人々の間で小グループ会話のほうが生産的になり、そこでようやく会議が早く終わるようになった
人々は本当に仕事をするより、会議でだらだらしていたいのだ。会議が長いほど、何もしなくても給料は出るからだ。会議は必ずしも必要ではないし、情報を伝える最悪の方法だ
たまにビデオ会議で、誰かがノックしているふりをして強制的に終わらせたことがある
私は pomodoro スタイルの会議が好きだった。意志と忍耐の試練になった
「50分会議が結局いつも1時間になる問題」は、9:10AM のような半端な時刻に始めれば解決できる。10時という明確な終了時刻ができるからで、9時に始めると50分後ではなく10時まで引っ張られがちだ
ある人は常に時間ぴったりに動き、ある人は遅れる文化の差だ。私は9:50できっちり終えていただろう
ミシガン大学でもこの慣行は自然に定着していて、自分はこの仕組みが好きだった。2018年に公式に廃止されたと聞いた
うちのチームは、すべての会議を5分遅れで始め、毎時または毎時30分に必ず終える文化になった（55分会議）。隣のチームがその時刻ぴったりにノックして入ってくるので、誰も文句を言わない
実際には解決策ではない。次のグループが入ってきて追い出さない限り、会議はそのまま続くのが普通だ
9:10AM に始めればいいと言われても、実際には一部の会議は9時開始と言いながら9:10になってようやく始まる。9:10に設定すると今度は9:20開始になるだけだ
実際、その話のとおり、結局は終了時刻まで会議が延びるだけだ
Larry Page 自身を会議室から追い出したことがある。彼は特権意識を見せず、きちんと部屋を空けてくれたので尊敬するようになった
Larry Page 側の立場のほうが共感できる。誰かが会議を進行し、決められた時間の中で期待される結果（意思決定など）を出すべきだ。45分たっても答えが出ないなら、宿題を出してまた集まるのが正しい。こうした「malicious compliance」こそ、会議が時間どおりに終わり、みんながトイレに行ける文化だ
すべての集まりが必ず意思決定だけを目的にしているわけではない。ただのブリーフィング、オールハンズ、スタンドアップ、討論、ランチタイム学習など、「目的」が異なる集まりもあるので、それに合わせた時間配分と空間の割り当てが必要だ
自分としては、成果のない会議にはあまり意味がないと思う。特定の意思決定でなくても、「目に見える成果」は必要だ。2人が30分話して、それがどこにも記録されないなら意味がない。最近は情報を残すことに人々がより消極的になっている雰囲気があり、それが問題だ
必ずしも意思決定を出す必要のない、議論のための会議もある。組織全体で方向性をそろえる場も必要だ
明文化されたポリシーが、常に無視される社会的標準になっているのが嫌だった。ルールが長く維持されるなら、それを変えるか、さもなければ徹底して守るべきだと思う
90年代後半、ある女性マネージャーはいつも50分の会議を予約し、きっかり50分で終わると立ち上がって出ていった。上役が話している途中であっても、礼儀正しく、しかしきっぱりと folio を閉じて会議室を去った
「全員が会議で input を出さなければならない」という方針があったのだが、そうなると逆に合間にコーディングやリファクタリングをする時間すらなくなった。むしろ普段は不要でも、2時間の大きな会議に紛れ込んでコーディング時間を確保するため、わざと参加していたこともある。これも一種の malicious compliance だ
もっとよい方法は、不要なら会議の招待を断れる権限を与えることだ。「必要になるかも」という理由でやみくもに招待人数を増やすのは、大企業の慢性的な問題だ
ほかの開発者と示し合わせて、2時間の「dev sync」という会議だけ作っておき、実際には何のミーティングもしない方法を使うこともあった
どうして会議を飛ばしてリファクタリングしないのかと不思議に思う。会議を口実にして他人に自分の時間を奪わせないようにしなければならないなら、その会社の文化はすでにあまりにも非効率だ。そういう環境なら転職を真剣に考えるべき状況だ