- Googleのエンジニアリングマネージャーとして働く筆者は、チームのすべての会議を定刻ではなく5分遅れて開始するように運用している
- 会議を 定刻ではなく5分後（:05、:35） に始める習慣は、連続会議による疲労を減らすのにより効果的
- 次の会議のために5分早く終えようとする試みよりも、公式な終了時刻が定刻である場合、定刻を超えまいとする社会的圧力が自然に働く
- 短い休憩が参加者の集中力と安心感を高め、実際に参加者たちは新しい開始時刻に合わせてきちんと到着する
- この方式は組織全体へ自然に広がり、強制的なルールではないため、むしろよく定着している
- 小さな習慣の変化がチームの効率と雰囲気を改善する事例
会議開始時刻を5分遅らせる実験
- Googleのエンジニアリングマネージャーとして働く筆者は、チームのすべての会議を定時より5分遅く開始するようにしている
- 例: 1時の会議は1時5分に、1時30分の会議は1時35分に開始
- これは会議を5分早く終わらせようとする試みより効果的
- 会議はしばしば時間どおりに終わらず、次の会議に食い込む問題が起きる
- 一方で開始時刻を遅らせると、自然に短い休憩が確保される
社会的圧力と時間管理の効果
- 会議は定時（または30分単位）に終わるべきだという社会的圧力が存在する
- そのため会議が次の会議の開始時刻を侵食しにくくなる
- この圧力のおかげで短い休憩が保証され、参加者は次の会議により余裕を持って参加できる
参加者の反応と実際の変化
- 参加者たちは新しいスケジュールを尊重して時間どおりに到着する
- 懸念とは異なり、1時7分などさらに遅れて来るケースはほとんどない
- 会議の開始は遅くなったが、実際には以前から会議は定時に始まっていなかったため、実質的な時間損失はほとんどない
組織内への拡大と自律性
- この方式は組織全体へ自発的に広がった
- 強制ルールではないため、各自の予定に合わせて柔軟に適用できる
- 同僚の次の会議時刻が不確かなため、ほとんどの会議は定時に終了する
結論: 小さな習慣の価値
- 良いコードと同じように、良いチームも細やかなディテールで完成する
- 連続する会議のあいだに5分の余裕を与えるシンプルな変化が、一日の質を高める効果をもたらす
- 「実際に試してみれば、一日が改善されるのを感じられる」
3件のコメント
不思議で独創的なアプローチですね
良さそうですね
Hacker Newsの意見
パンデミックの時期に、うちの会社で「会議を定刻の5分後に開始」する実験を行った
データ分析の結果、最初は会議が時間どおりに終わっていたが、数週間後にはまた遅れ始めた
マネージャーは時間どおりに退出する一方、IC(Individual Contributor) は残って会議をさらに続ける傾向があった
アンケートでもマネージャーはこの方式を好んだが、ICは否定的だった
結局、予定が詰まっているマネージャーたちが短い休憩時間を欲していただけで、私たちは最終的に元に戻した
ICたちが詳細な議論を続けるのは、むしろ良いコラボレーションの兆候だと思う
私はマネージャーとして「私も残るべき？」と聞き、たいていは「いいえ」という返事をもらう
結局、2つの会議が連続して起きているようなもので、問題はカレンダーの構造にある
データに現れているのは、実質的には**「会議後の廊下での会話」**のような現象だ
一日中会議ばかりの人たちにとっては、合理的な個人的余裕ポリシーだと思う
一方で、ただ毎回5分遅れて来るだけのマネージャーもいて、それはかなり腹立たしかった
スケジュール密度の違いがこうした好みを生むという点で興味深い
私は「会議は定時に始めるべきだ」という立場だ
人は結局学習して時間どおりに来るようになる
心理的に調整しようとする試みは、むしろ時間ゲームを生むだけだ
それを矯正しようとするのは現実を無視している
最初は混乱したが、すぐに短く生産的な会議文化が根付いた
30年経った今でも、そのやり方はなお有効だと思う
そのせいで皆が遅れる文化が生まれる
あるSVPが定刻に始めたとき、私が49秒遅れて入室したらすでに内容を聞き逃していたこともあった
一方で、別のチームには5分遅れて始める習慣があったが、それはむしろ全員を遅らせる結果になった
結局、「定時に始めて定時に終える」文化のほうがずっと効率的だった
何度も試したが、「5分遅れて開始」にはカレンダーUXの問題がある
ほとんどのカレンダーアプリでは視覚的にちょうどの時刻に表示されるため、混乱が生じる
半分は定刻に入り、半分は5分後に入り、その間に空振りの時間が生まれる
結局、一部はコーヒーを取りに行き、一部は雑談し、5分後の会議まで逃してしまう
ヨーロッパの学界ではずっと前からこうした概念があった — Academic Quarter
うちの会社でも5分遅れて始めるが、結局会議が5分遅れて終わる
会議が常に決められた時間いっぱいまで埋まるのは、組織の臭いのようなものだ
良い会議文化なら、むしろ早く終わることが多いはずだ
5分遅れて始めても5分早く終えなければ、結局10分ずつずれていく
Microsoft Teams が会議のコストカウンターを表示してくれたらいいのにと思う
参加者数と平均給与を掛けて、秒単位でコストが上がっていくのを見せれば、会議は減る気がする
会議が金の無駄に見えても、会議がないせいで間違った方向に進むことも多い
結局重要なのは、会議の適正量と効率性を見つけることだ
ただし、やはりコストはかかる
人はすぐに「会社はもともと金がかかるものだ」と考えて感覚が麻痺する
結局、会議は意思決定が必要な会話の場なので、コスト意識だけでは変わらない
私は会議規律の弱い環境にいたが、唯一効果があったのは定時に始めて定時に終えることだった
遅れて入った人は録画やノートを見ればいい
Steve Jobs が Lucasfilm との交渉でこうしたやり方で相手を圧倒したという逸話もある
移動やトイレなどの物理的な余裕時間は現実的に必要になる
単純に時間を守る文化が最善の解決策だと思う
そういうときは自分を複製でもしないと無理という話になる
そうしないと、5分遅れて始めれば10分遅れて来る文化が生まれる
あるエンジニアリングマネージャーが「どうせ1:55に終えようとしても2:00まで行く」と言っていたが、
それは単に他人の時間への敬意が足りないだけだ
本当に同僚の休憩を望むなら、その時間を必ず確保すべきだ
私の経験では、会議をうまく運営するには2つ必要だ
つまり、60分の会議なら50分だけ行い、定時に始めて定時に終えるということだ
最初の数分は挨拶と集中の時間に使い、最後の10分は結論と整理で締める
こうすると余裕のある会議のリズムが生まれ、次の会議へ自然に移れる
私は大学で働いているが、授業も似たような構造だ
50分授業のあとに10分の移動時間を置く方式だ
大きな委員会の会議は定時に始め、議題ごとに時間を決め、必要なら投票で延長する
ただし会社の会議と違って、上司が遅れるとそもそも開始できない場合が多い
チームは会議がなくても仕事を進められるが、上司はチームの状況を把握する必要があるためだ