委任 101: 何を委任するかを見極める
(leaddev.com)なぜToDoリストは際限なく増え続けるのだろうか？ 次の練習を10分だけやってみて、何を委任するかを選び出してみよう。
1段階: ToDoリストを作る (a few minutes)
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あなたがもうやめたいと思っている反復業務は何か？
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誰かがチームに新しく加わったり離れたりするたびに、毎回手作業でやっていることは何か？
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来週長い休暇に入るとしたら、戻ってきたときに解決されていたらうれしい問題を1つだけ挙げるとしたら何か？
2段階: ToDoリストを「自分にしかできないこと」と「委任候補」に分ける (a couple of minutes)
「自分にしかできない」仕事を見分ける方法
- マネージャーとしての仕事: 費用承認、休暇承認、評価レビュー、オファーレターの作成、そのほか機密情報を扱えるのが自分しかいないとき。 (→ 自分のマネージャーや同僚に頼んでみることもできる)
- 権限に関する仕事: 権限付与の依頼をレビューし、承認し、実際に付与できるのが自分しかいないとき。 (→ 承認者を増やして、自分が唯一の存在でなくすることもできる)
- コンテキストに関する仕事: ある会議に自分だけが参加していて、チームに共有すべき情報があるときや、チームメンバーの成果にとても重要なフィードバックを自分だけが聞いたとき。 (→ この情報や文脈を文書化しておくこともできる)
- 締め切りに関する仕事: 緊急に処理しなければならず、委任する時間がないとき。 (→ 締め切りはたいてい、自分が思うより柔軟だ。日程を遅らせられるか一度聞いてみても損はない)
自分にしかできないように見えて、実は委任できる仕事
- 複数人が参加した会議から出たアクションアイテム: 自分がやると言ったことでも、期限内に終えられなさそうなら、自分の空き状況を見直して委任しよう。
- フィードバック: 誰かがあなたにフィードバックを求めたからといって、あなたにしかフィードバックできないわけではない。フィードバックできる別の人を依頼者に適切に紹介できるなら、委任してもよい。
- 告知: 健全なチームでは、重要なニュースは複数の人から発信されうる。意識してやってみよう。
- 自分が直接頼まれた仕事: 直接頼まれたことでも委任は可能だ。他にもその仕事をうまくこなせる人がいることを知らせる機会にもなる。
3段階: さらに多くの項目を委任候補の列へ移す
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自分にしかできない仕事を優先順位順に並べ、5つだけ残そう。
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その5つだけが今すぐ自分がやるべき仕事だ。残りはすべて委任候補に移してしまおう。
4段階: 委任候補を「労力」と「効果」で順位づけする (a couple of minutes 以下)
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（自分がやらなくても）少ない労力でできる仕事か、そして実行したときに効果が大きい仕事かを見分けよう。正解のある問題ではないので、厳密に分けようとせず、最初の直感に従おう。
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More impact, More effort: 委任することで最も多くの時間を節約できる仕事だ。まずこれらを委任しよう。
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More impact, Less effort: 自分でも簡単にできるだろうが、チームメンバーが挑戦を求めているなら委任できる。
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Less impact, More effort: 自動化を検討しよう。
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Less impact, Less effort: リストから外すことを検討しよう。
5段階: 委任する項目を5つ選ぶ
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委任候補を優先順位順に並べ、5つだけ選んで委任しよう。
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「大きなインパクトがあり、そこそこの労力がかかる仕事」と、「そこそこのインパクトがあり、少ない労力で済む仕事」のどちらかなら、後者をより優先しよう。
次のステップ
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この練習が難しかったとしても、難しいのはあなただけではない。著者にとっても難しく、みんなにとって難しい。
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開発者がリーダーになるとき、最も難しいことの1つが委任だ。たいていは、自分が自分でやると言ったことを委任するときに生じる罪悪感や失望感があるからだ。
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しかしこの感情を乗り越えられれば、リーダーとしてより重要なことに集中できる。チームをより成功させることだ。
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この練習を月に1回やってみて、パターンを見つけてほしい。最初は小さく始め、慣れてくるほど、より多くを委任できるようになる。
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3件のコメント
これと直接的な関連があるわけではないのですが、最近考えていることは
年次を重ねるほどドメイン知識や複数のプロジェクトに関する知識、履歴が蓄積される
関連する仕事についての割り込みが積み重なる
ということです。これをどう乗り越えるべきか悩んでいます
（ありきたりな話かもしれませんが）私は割り込みが入るたびにその場で対処するだけでなく、ガイドライン文書のような成果物を作って、次に似たような割り込みが減るように努めることで少し良くなりました。反復業務を自動化するなどして、割り込みの原因そのものを取り除くこともできそうです。
その通りです。