ベルリンの住民登録フォーム「Anmeldung」をWeb化した話
(nicolasbouliane.com)- ベルリンで引っ越し後に必要な Anmeldung は、紙の用紙を記入して Bürgeramt に予約訪問して提出しなければならない手続きであり、これをモバイルでも使いやすいWebフォームに置き換えたツールが作られた
- 新しいフォームは単なるPDFアップロードではなく 対話型Webフォーム で、回答に応じてフローを調整し、フィールド検証・キーボードショートカット・アクセシビリティツールを提供する
- 公式フォームや案内で抜け落ちていた c/o アドレス を別ステップで扱い、郵便受けの名前の問題のように初回登録者が見落としやすい状況を補っている
- 個人情報はサーバーに送られずブラウザ内で処理され、VueJS コンポーネントと PDFLib によって「save form」をクリックすると完成したPDFを即座に生成する
- すでに Abmeldung と tax ID request のフォームもデジタル化しており、郵便・FAX API や QR コード・短縮URLを活用すれば、行政手続きの紙依存をさらに減らせる
Anmeldung 手続きをWebフォームに変えた理由
- ベルリンで引っ越すと住所を登録しなければならず、この手続きを Anmeldung と呼ぶ
- 紙の用紙を記入する必要がある
- Bürgeramt を予約して直接提出しなければならない
- 既存の Anmeldung フォームは曖昧で分かりにくいため、紙の用紙をそのままインターネットに載せるのではなく、会話形式で進むWebフォーム として作り直した
- Webフォームはユーザーの回答に応じて、必要な質問や案内を調整する
- スマートフォンで動作する
- オートコンプリート、数字キーボード、フィールド検証、キーボードショートカット、アクセシビリティツールをサポートする
- 最後のステップでは完成したフォームをダウンロードでき、予約を取ったり支援を依頼したりする選択肢も提供する
- 公式フォームは最大2人までしか記入できないため、家族全員を登録するには同じフォームを何度も書く必要があるが、このツールがその繰り返し作業を肩代わりする
公式フォームが見落としていた住所の詳細
- c/o アドレス を別ステップで扱うよう改善した
- ドイツのアパートには部屋番号がなく、郵便受けに名前がないと郵便物は配達されない
- 郵便受けに名前を付けられない場合は、住所に “c/o” を追加しなければならない
- この方法は公式に認められているが、公式フォームや公式案内には含まれていない
- Bürgeramt は「2階右側」のような位置情報も求めるが、フォームの「Straße, Hausnummer, Zusätze」欄だけでは分かりにくく、訪問時にドイツ語で質問されることがある
ブラウザ内でPDFを完成させる実装
- 個人情報はすべて ブラウザ内で処理 され、個人データがコンピュータの外に出ることはない
- 実装は All About Berlin の他のツールと同様、シンプルな VueJS コンポーネント で作られている
- PDFLib がブラウザ内でPDFを埋める
- ユーザーがフォームを記入している間に、空のPDFフォームとJSライブラリをバックグラウンドでダウンロードする
- 「save form」を押すと即座に処理されるため、非常に高速に感じられる
navigator.languagesでユーザーの対応言語リストを取得し、ユーザーが住んでいた可能性のある国を国リストの上位に提案する- 例:
en-CA,fr-CA,de-DE - 外したときのコストが低い場面で、ユーザーの文化圏を推定する方法である
- 例:
さらに多くの行政フォームとペーパーレス化
- さらに多くの行政フォームをデジタル化する計画がある
- すでに Abmeldung と tax ID request のフォームを完成させている
- これらのフォーム作成ツールは毎月数百回使われている
- 新しいフォームの変換は、いまでは数日で済む
- 紙を完全になくせないケースに備えて、郵便・FAX API も検討している
- LetterXPress API で手紙を送る費用は 0.85€ で、ユーザーは数日後に完成フォームを受け取り、予約時に持参できる
- Simple Fax API でFAXを送る費用は1ページあたり 0.07€ で、一部の行政手続きを「完全デジタル」のように処理できる
- 紙を省略する方法も可能である
- COVID 期間中はオンラインで情報を入力し、検査所で QR コードを見せていた
- Bürgeramt も QR コードや短縮URLを使えば、対面予約が必要でも紙のフォームは不要になるかもしれない
1件のコメント
Hacker News のコメント
いや、完全に間違っている。ドイツ流に行政をデジタル化する「正しい」やり方はこうだ。デジタル化予算を固定で割り当て、地方政府が公開入札を出す。上層部の官僚の友人／いとこ／元同僚が副業でITサービス会社をやっていて、誰が契約を取るかは見え見えだ。
その人物は仕事を下請け工場に投げ、プロジェクトは費用もスケジュールも当初計画の2倍以上に膨れ上がる。完成品は、利用者がフォームを入力するための野暮ったいフロントエンドだけで、送信されたフォームは下級公務員にメールで渡される。彼らはそれを印刷し、同じ情報をオフィスのコンピューター上の別ソフトに再入力して、また印刷する。その後、利用者は役所訪問の予約を取り、直接署名と押印を受けなければならず、最終的なフォームは次の行政機関へFAXで送られる。
フロントエンドは庁舎のどこかにあるRaspberry Pi上で動いており、省エネのため全職員が退勤するとサーバーも落とされる。だから平日の午前8時から午後1時までしかアクセスできない。
特定の問題を解決しようとする公務員は、プロジェクトを作り公開入札を出さなければならない。この入札は汚職を防ぐための非常に形式的な法的基準に従う必要があり、書類作業に途方もない時間がかかる。プロジェクトによってはEU入札まで法的に求められ、さらにひどいことになる。
何人かの賢い人たちが McKinsey のようなコンサルティング会社と基本契約の枠組みを作ってこの問題を「解決」し、その結果、これらの会社が「最低価格が勝つ」といった条件を満たしながら、持ち回りでプロジェクトを取っていく。
結局20年の間、各連邦州と自治体が自分たちのソリューションに固執し、些細な機能から中核サービスまで何百回もデジタル化に失敗し、約35億ユーロがコンサルティング会社に流れたが、最後までまともに動くものはほとんどない。
政府機関にとって最大の問題は、本当に気を配り価値を提供する良いソフトウェア業者を見つけることだ。誰がうまくやるのか、誰がぼったくるのかを判断する方法がほとんどない。政府機関はあまりにも食い物にされやすく、うまくいかなくても誰も責任を取ろうとしない。
最大の問題は、法的に最低価格の入札者が勝たなければならない場合が多い点だ。良い会社を選ぶと、最低価格の業者が訴訟を起こすこともある。
最低価格の業者は遅れて壊れた成果物を出し、それを直すという名目でさらに金を取れる。保守費用が高く、構造が過度に複雑で、事実上壊れるように設計された成果物にインセンティブが生まれる。
全員が不幸になるが、問題は壊れた入札やひどい業者のせいではないことになる。そこで後続の修正プロジェクトが生まれ、それもまたそのひどい業者が受注する。
費用と狂気がどの程度かを見るには einmalzahlung200.de を見ればいい。暖房費／コロナ支援金200ユーロを申請するフォーム1つに数百万ユーロが投じられ、コンサルティング会社が関わっていた。負荷にも耐えられなかったが、紙を印刷しなくて済むという理由で次世代だと称賛された。
ドイツに才能や良い品質を出せる会社がないのではなく、手続きが壊れているのだ。もう一つの問題は個人情報保護法で、ドイツにおいては重要な長所だが、官僚制の中では進展を阻む言い訳や武器としてよく使われる。
公共行政は無力化されており、公的資金はコンサルティング会社やひどい業者に奪われているように感じる。
確定申告をするときも、Elster が私に提出不要なフォームを自動で隠してくれるのではなく、ランダムに見える12ページを自分で取り除かなければならない。
前回税務署に電話したときも、担当者は特定の質問には答えられないと言った。廊下の端にあるキャビネットから私の印刷されたファイルを持ってこなければならないので、後でまた電話してほしい、ということだった。27年たってもこの水準だ。
ブラボー！Bürgeramtはたいてい本当に冗談みたいです。ベルリンで引っ越した後に住民登録をするのに数カ月かかり、待ち時間がそれくらい長かったです。他の都市も似たように見えます
今は別の都市に住んでいますが、身分証が数カ月前から期限切れのままです。法律上は軽犯罪ですが、市内全域のどこにも空き予約が一つもありません。朝早く直接行くこともできますが、開庁30分前に着いたら、30人が廊下から建物の外までしゃがみ込んで待っていました。別の日には開庁1時間前に行ったのに、すでに12人が待っていました
これは最近の現象ではなく、数十年にわたる管理の失敗で、責任者は全員解雇されるべきです。もちろん実際には不可能でしょうが
ドイツの官僚制だけでなく医療制度まで、こういう無駄を取り締まる権限を持つ時間省の大臣のようなものが必要です。ここで早く診療を受けられるのは幸運に近いです。どちらも、人々を陰鬱な場所に座らせ、何年分もの時間を浪費させる、品位を欠いたレベルにまで達しています。待つことは例外であるべきで、デフォルトであってはならず、それに関する指標と結果があるべきです
さらに車をStraßenverkehrsamtに持っていく必要がありましたが、ナンバープレートがないので車を持っていけず、ナンバープレートを受け取るには車を持っていかなければならないという矛盾がありました。仮にどうにか解決しても、物理的なナンバープレートを作り、臨時保険に入る必要がありましたが、ドイツの保険会社は既存顧客ではないという理由で臨時ナンバープレート保険に加入させられないと言いました。結局、車両運搬車を借りて家まで持って帰りました
家に帰ってからナンバープレートを受け取る手続きは本当に簡単でした。オランダの車両庁のウェブサイトで翌日午後2時の予約を取り、臨時ナンバープレートを受け取りました。単に厚紙に番号を書いてナンバープレートの場所に貼ればよく、一番安い保険会社に電話して臨時保険にも問題なく加入でき、そのまま車を運転して検査を受けに行きました
好みの支所を1つまたはいくつか選んだら、各カレンダーを別々のブラウザで開く必要があります。1つのブラウザで複数開くと、セッションごとに最後の選択を記憶するのでうまくいきません
その後、30分ごとに更新してカレンダーを確認します。予約枠はかなり頻繁に放出されますが、すぐにまた埋まります。運がよければ、キャンセル予約がシステムに入る時間を見つけられます。私の支所では毎日午前10時で、その頃には1〜2週間後の枠もよく出ていました
枠が開く時間が分かったら、毎日その時間帯に確認し、まず取れる枠を予約してから、さらに数日繰り返してより良い枠が出たら変更します。ただし、以前の予約は必ずキャンセルしなければなりません
手間が多く、本来は必要ないはずの方法ですが、予約なしでBürgeramtに行くことは絶対にせず、この方法はこれまで毎回うまくいきました
それでもKielでデジタル処理できるものにはうれしい驚きがありました。Schleswig-Holstein、Niedersachsen、Hamburg、Bremenには、公共機関向けの技術を多く担う公企業Dataportがあります。一般企業ほど効率的ではありませんが、かなり役に立っているように見えます。ドイツの他の地域にも似たものがあるのかは分かりません
もちろんアイルランド政府も後に予約システムを作りましたが、あまりにも滑稽なほどひどく、ボットがすべての予約を即座に持っていってFacebook Marketplaceで転売していました。CAPTCHAを使うという発想すらなかったようです。私は自分でスクレイパーを作って、ようやく予約を取れました
たまには予約なしで行ってもすぐ入れることがあります。やることがあまりなく、職員が喜んで待っていて、かなり親切だったりもします
ドイツのアパートには部屋番号がなく、郵便受けに名前がないと配達員が配達できないという問題は、逆方向でも配送失敗を引き起こす
ドイツにいる友人が以前私に小包を送ったとき、郵便配達員が私の名前に合う郵便受けを見つけるだろうと思って、アパート番号を書かなかった。その結果、小包はそのままドイツへ返送された。オーストリアの官僚制もドイツと同じくらい容赦なく、従う規則が違うだけだ
ところが3日後、郵便配達員がドアをノックして、この小包はうちのものかと尋ねた
大都市ではないが人口2万人の町で、皆が互いに知り合いという田舎でもないのに、住所を突き止めようとしてくれたのは印象的だった。もちろん郵便番号で範囲はかなり絞れたのだが
逆に英国からノルウェーへ送っていたら、ノルウェーの郵便局は規定100%遵守ではないとして即座に拒否しただろうと確信している
しかしViennaで2-14は、通り番号2番から14番まで続く大きな建物を意味する。私の建物は小さく、物理的にも通り番号2番であることは見て分かったが、結局その手紙は受け取れなかった
案の定、2日後に手紙は私の郵便受けへ戻ってきて、2ユーロを無駄にした
切手は1枚でよかったのに、両側に消印を押されて再利用もできなかった。しかも近くの郵便番号ではなく「別の郵便番号」のポストに投函していた
OCRが台無しにしたのか人間が台無しにしたのかは分からないが、確実に一人は台無しにした。私だ
これはかなり具体的な問題を解く作業だが、私たちの代わりにひどく壊れた官僚制を見て笑うことはできそうだ
すべてのベルリン住民が扱わなければならない、ひどく設計されたフォームのためのデジタルフォーム作成ツールを作り、より明確で簡単に入力できるよう何をしたのかを説明していた
ドイツの国家組織と伝統的な企業文化では、デジタル化は資産ではなく脅威として受け止められている。数年前、当時の彼女がドイツの大手産業オートメーション企業で働いていて、ExcelとVBスクリプトの間でコピペを繰り返す、ひどく非効率な業務手順に苦しんでいた
ロックダウン中で退屈だったので、そのExcelの混沌をPythonスクリプトに置き換えてすべて簡素化してあげた。彼女が会社に持って行って上司に誇らしげに見せ、評価されることを期待したが、上司は「働き続けたいなら、こういうものを会社に持ち込むな。うちには必要ないし、今のやり方に何の問題もない」と言った。その時、ドイツの現在のソフトウェア・イノベーション文化は完全に壊れているのだと悟った
[1]: https://allaboutberlin.com
将来「textform」、つまり文書化だけが必要という形に変われば、完全にデジタルで処理できるようになる
残念ながら、確認した大都市、Frankfurt、Darmstadt、Kassel、Gießen、Marburg、Wiesbadenのうち、このサービスを使っているところはなく、Bad Vilbel[1]やLimburg[2]のような小規模な地域だけが提供している
[1]: https://onlineantrag.ekom21.de/olav/zuziehen?mbom=6440003
[2]: https://www.limburg.de/redirect.phtml?extlink=1&La=1&url_fid... "Voranmeldung eines Zuzugs"
「Bürgeramt は、あなたが右側の2階に住んでいることまで知りたがる」という部分とは違って、スウェーデン政府は全国規模の住戸登録簿を導入し、各アパートなどを固有番号で識別している。
階番号と各階の玄関ドアの順序などを基準にアパート番号を付ける、正確な方式がある。
急な坂の上に住んでいて、家に行くには2階分下りる必要があり、窓が建物の反対側を向いていても問題ない。番号体系がそのケースも扱える。
https://www.lantmateriet.se/en/real-property/property-inform...
https://www.lantmateriet.se/globalassets/fastigheter/fastigh...
細かい指摘だけど、何も終わっておらず、ユーザーがまだ自分で提出しなければならない状況で「完了」と言うのは避けると思う。注意力が散漫な人には、すべての処理が終わったように見えるかもしれない。
むしろ逆に「警告: まだ終わっていません」と言うだろう。
これが公式であれ非公式であれ、ドイツ官僚制のさまざまな部分をデジタル化する流れにつながるといい。
この3か月間、書類仕事を先延ばしにしていた。しかも特定の予約は数か月前にメールで申請しなければならず、返信が来るまで数週間かかり、追加のやり取りがあればさらに数週間かかる。
ドイツも好きだし官僚制も好きだけれど、デジタル化不足だけは嫌いだ。
EU加盟国は同じ問題を解かなければならないのだから、もっと緊密に一緒にシステムを作るのが理にかなっている。なぜ毎回車輪の再発明をするのか？オランダはデジタル化がかなりうまい。逆に、システムが自分の状況を考慮できない場合、現実で人に問題を見てもらうのが難しい方向にはなっているが。
税金はかなり簡単で、医療も悪くなく、自動車登録のような一部の書類も処理できる。ただし Region、Département、都市ごとの奇妙なローカル手続きは、まだ先が長い。
ドイツのパスポートが数年前に期限切れになったのだが、ベルリンで新しく受け取るには数か月待つ必要があった。仕事で米国のパスポートを使って Boston に行き、そこのドイツ大使館で手続きしたら48時間でできた。ベルリンは無能の極みだ。
うちの国では新しい身分証やパスポートは4週間以内に出ると言うが、そんなことは一度もなかった。
米国側の例としては、California の SNAP 申請手続きのデジタル化がどれほど難しかったかなどを扱った、Jennifer Pahlka の優れた本 Recoding America を読むといい。彼女は元米国副 CTO で、現在は非営利団体 Code For America の創設者だ。[0]
印象に残っている箇所として、ある公務員が、複雑な政府方針が難解な申請フォームの上に「吐き出された」と表現していた。契約書作成の授業で私はこの表現を拝借し、先週学生たちに書き直させた357語の「Fragment 1」のような冗長な条項を barf clause と呼んでいる。[1]
[0] https://www.amazon.com/Recoding-America-Government-Failing-D...
[1] https://toedtclassnotes.site44.com/#guar-wow-1
数年前、私たちも iOS アプリ、手続きガイド、ドイツ語チートシートまで含めて、似たようなものを作った: https://amty.io
ベルリンに新しく来た人は誰でもこの苦痛を味わうが、もっと悪いのは予約を取ることだ。Anmeldung だけでなく、ここでしなければならないほぼすべてのことに当てはまる。
予約はここで探せる: https://allaboutberlin.com/tools/appointment-finder